Regulamin pracy zdalnej

REGULAMIN PRACY ZDALNEJ

 

§1DEFINICJE

1. Ilekroć w niniejszym Regulaminie mowa jest o:

   1) Pracodawcy – rozumie się przez niego Cybernetics Sp. z o.o.,

   2) Pracowniku – rozumie się przez niego osobę zatrudnioną na podstawie stosunku pracy u Pracodawcy,

   3) Pracy zdalnej – rozumie się przez to pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez Pracownika i każdorazowo uzgodnionym z Pracodawcą, w tym pod ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa Pracownika, w szczególności przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość,

   4) k.p. – rozumie się przez to ustawę z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.).

2. Niniejszy Regulamin zostaje wprowadzony w oparciu o art. 67¹⁸ k.p.

3. Regulamin określa zasady wykonywania pracy zdalnej oraz związane z tym prawa i obowiązki Pracodawcy i Pracowników.

4. Regulamin został skonsultowany z przedstawicielami pracowników przed jego wprowadzeniem.

 

§2GRUPY PRACOWNIKÓW OBJĘTE PRACĄ ZDALNĄ

1. Pracą zdalną mogą być objęte następujące grupy pracowników:

   1) Pracownicy biurowi,

   2) Pracownicy działów: IT, Marketingu, Sprzedaży

2. Całkowita praca zdalna jest możliwa na stanowiskach:

   Programista

   Specjalista ds. Marketingu Internetowego

   Grafik Komputerowy

3. Na pozostałych stanowiskach praca jest świadczona częściowo zdalnie w oparciu o harmonogram pracy zdalnej ustalany na dany miesiąc z przełożonym.

4. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez Pracownika może nastąpić:

   1) przy zawieraniu umowy o pracę albo

   2) w trakcie zatrudnienia.

5. Przed rozpoczęciem wykonywania pracy w trybie zdalnym Pracownik zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem, na dowód czego podpisuje oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

 

§3OBOWIĄZKI PRACODAWCY I PRACOWNIKA WYKONUJĄCEGO PRACĘZDALNĄ

1. Do obowiązków Pracodawcy należy właściwe organizowanie procesu pracy, z uwzględnieniem realizacji bieżących zadań oraz obowiązujących norm czasu pracy.

2. Pracownik jest zobowiązany do:

   1) bieżącego wypełniania zlecanych mu zadań;

   2) pozostawania w stałej gotowości do świadczenia pracy w godzinach pracy, w szczególności dostępności telefonicznej pod numerem +48 123 456 789 oraz mailowej;

   3) pozostawania w stałym kontakcie ze współpracownikami, przełożonymi oraz klientami;

   4) potwierdzania obecności w pracy w sposób uzgodniony z bezpośrednim przełożonym (e-mail lub logowanie do systemu Cybernetics);

   5) dbania o powierzony sprzęt do wykonywania pracy zdalnej oraz wykorzystywania go wyłącznie dla celów służbowych;

   6) stosowania obowiązujących u Pracodawcy procedur ochrony danych osobowych oraz informacji poufnych;

   7) zorganizowania swojego stanowiska pracy w sposób zapewniający warunki bezpieczeństwa i higieny pracy.

3. Dopuszczenie Pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez Pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez Pracownika i uzgodnionym z Pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy (załącznik nr 1).

4. Pracownik oświadcza, że zapoznał się z zasadami poufności i procedurą ochrony danych w warunkach pracy zdalnej obowiązującymi u Pracodawcy, jak również zasadami bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej i zobowiązuje się do ich przestrzegania (załącznik nr 1).

5. W okresie wykonywania pracy zdalnej Pracownik ma obowiązek stawić się w siedzibie Pracodawcy przy ul. Cybernetyki 1, 02-677 Warszawa w Warszawie na każde wezwanie Pracodawcy w ustalonych godzinach wykonywania swojej pracy. Wezwanie powinno nastąpić z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. Czas przejazdu w takim przypadku nie jest traktowany jako podróż służbowa.

6. W przypadku świadczenia przez Pracownika pracy w miejscu zamieszkania Pracodawca realizuje wobec niego, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy określone w dziale dziesiątym Kodeksu pracy, z wyłączeniem obowiązków określonych w:

   – art. 207 k.p.,

   – art. 209¹ k.p. (zapewnienie pierwszej pomocy w nagłych wypadkach),

   – art. 212 pkt 1 k.p. (organizowanie stanowiska pracy, dbanie o stan pomieszczeń, wyposażenie, środki ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem),

   – art. 226 k.p. (wymagania w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy dla obiektów i pomieszczeń),

   – art. 232 k.p. (standardy pomieszczeń pracy),

   – art. 232 k.p. (zapewnienie profilaktycznych posiłków i napojów),

   – art. 233 k.p. (zapewnienie odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczanie środków higieny osobistej).

 

§4NARZĘDZIA I KOSZTY PRACY

1. W celu wykonywania pracy Pracownik będzie wykorzystywał sprzęt przekazany przez Pracodawcę, tj. laptop służbowy oraz telefon służbowy z dostępem do internetu przenośnego. Pracownik odpowiada za bezpiecznie przechowywanie sprzętu oraz brak dostępu osób trzecich do jakichkolwiek informacji poufnych znajdujących się na nim.

2. Pracodawca zapewni Pracownikowi niezbędne wsparcie techniczne w trakcie pracy. Pracownik zobowiązany jest zgłaszać wszelkie potrzeby w tym zakresie.

3. Pracownik może korzystać ze zdalnej pomocy serwisantów u Pracodawcy oraz informatyków w ramach pomocy technicznej, aktualizacji oprogramowania itp.

4. W celu serwisu narzędzi pracy Pracownik będzie zobowiązany stawić się w siedzibie Pracodawcy w terminie umówionym z przełożonym.

5. Pracownik jest odpowiedzialny za przestrzeganie zasad serwisowania i konserwacji powierzonego mu sprzętu i systemów informatycznych.

6. Pracodawca zobowiązany jest pokryć Pracownikowi koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, tj. koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Z tego tytułu Pracownikowi będzie przyznawany ryczałt miesięczny, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez Pracownika w związku z pracą zdalną.

7. Przy ustalaniu wysokości ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Kwota dziennego ryczałtu jest ustalana corocznie przez Pracodawcę w drodze zarządzenia na dany rok kalendarzowy w stosunku do danego stanowiska pracy pracownika zdalnego.

8. Ryczałt wypłaca się miesięcznie na rachunek bankowy Pracownika, na który przelewane jest jego wynagrodzenie ze stosunku pracy, w terminie wypłaty tego wynagrodzenia.

 

§5KONTROLE PRACY ZDALNEJ

1. Pracodawca może w każdym czasie przeprowadzić kontrolę pracy zdalnej u Pracownika w ustalonym miejscu jej świadczenia. Kontrola może dotyczyć kwestii wykonywania pracy zdalnej, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych.

2. Kontrola odbywa się w obecności Pracownika, w miarę możliwości w uzgodnionym z nim dniu. Informację o kontroli Pracodawca przekazuje Pracownikowi co najmniej na 2 dni przed jej datą. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności Pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

3. Jeżeli Pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiązuje Pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego Pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej Pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez Pracodawcę.

4. Po uzgodnieniu z Pracownikiem możliwe jest także przeprowadzenie kontroli w trybie zdalnym.

 

§6POLECENIE PRACY ZDALNEJ

1. Praca zdalna może być wykonywana na polecenie Pracodawcy:

   1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie po ich odwołaniu lub

   2) w czasie, w którym zapewnienie przez Pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy Pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

– jeżeli Pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

2. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w ust. 1, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

3. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej Pracownik informuje o tym niezwłocznie Pracodawcę. W takim przypadku Pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej.

4. Do wydawania poleceń pracy w trybie zdalnym (wzór polecenia stanowi załącznik nr 2) upoważnieni są w stosunku do podległych pracowników kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych. Polecenie wydawane jest każdorazowo na tydzień, nie dłuższy niż miesiąc, z możliwością jego przedłużenia.

 

§7PRACA ZDALNA NA WNIOSEK

1. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek:

   1) pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3a ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz.U. z 2021 r. poz. 2268 ze zm.), tj. o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, również po ukończeniu przez nie 4 lat,

   2) pracownika – rodzica:

      a) dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz

      b) dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz.U. z 2021 r. poz. 1082), również po ukończeniu przez nie 8 lat,

   3) pracownicy w ciąży,

   4) pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 lat,

   5) pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności

– o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

2. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku Pracodawca informuje Pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku przez Pracownika.

 

§8OKAZJONALNA PRACA Z DOMU

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek Pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Do pracy zdalnej w tym trybie nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹ oraz art. 67²⁰ k.p.

 

§9

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Załączniki:

   1. Oświadczenia Pracownika.

   2. Polecenie pracy zdalnej.

Załącznik nr 1

Warszawa, dnia 2023-10-27

OŚWIADCZENIE PRACOWNIKA

1. Oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem pracy zdalnej oraz Procedurą ochrony danych osobowych, obowiązującymi u Pracodawcy oraz zobowiązuję się do ich przestrzegania.

2. Oświadczam, że zapoznałem się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, w szczególności w zakresie pracy zdalnej, i zobowiązuje się do ich przestrzegania.

3. Oświadczam, że posiadam odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej w uzgodnionym z Pracodawcą miejscu wykonywania pracy, tj. ul. Polna 33/5, 80-180 Gdańsk.

4. Wskazane przeze mnie miejsce pracy spełnia wymogi w zakresie bezpiecznych i higienicznych warunków tej pracy.

5. W przypadku zmiany warunków w tym zakresie zobowiązuję się niezwłocznie poinformować o tym Pracodawcę.

Jan Kowalskipodpis Pracownika

Załącznik nr 2

Warszawa, dnia 2023-10-27

Cybernetics Sp. z o.o.(pieczęć Pracodawcy)

Sz.P.

Jan Kowalski

POLECENIE PRACODAWCY W SPRAWIE PRACY ZDALNEJ

Na podstawie art. 67¹⁹ k.p. ze względu na trwający stan zagrożenia epidemicznego polecam Pani(u) pracę w formie zdalnej na okres od 2023-10-30 do 2023-11-30.

Jednocześnie zobowiązuje Panią(a) do przestrzegania zasad organizacyjnych, w tym bhp, ochrony danych osobowych i potwierdzenia obecności określonych w Regulaminie pracy zdalnej obowiązującym u Pracodawcy.

Anna Nowakpodpis Pracodawcy/ osoby upoważnionej przez Pracodawcę

Załącznik – Oświadczenie Pracownika:

Oświadczam, że posiadam odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej w uzgodnionym z Pracodawcą miejscu wykonywania pracy, tj. ul. Polna 33/5, 80-180 Gdańsk.

Wskazane przeze mnie miejsce pracy spełnia wymogi w zakresie bezpiecznych i higienicznych warunków tej pracy.

W przypadku zmiany warunków w tym zakresie zobowiązuję się niezwłocznie poinformować o tym Pracodawcę.

Jan Kowalskipodpis Pracownika